Die Umstellung auf die elektronische Rechnung betrifft längst nicht mehr nur Konzerne und Behörden. Auch Hörakustik-Betriebe – vom inhabergeführten Fachgeschäft bis zur Filialkette – müssen sich mit neuen gesetzlichen Vorgaben zum Rechnungsformat auseinandersetzen. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das seit dem 1. Januar 2025 stufenweise in Kraft tritt. Wer die Fristen verschläft, riskiert nach Einschätzung von Steuerexperten handfeste finanzielle Nachteile.

Was sich seit 2025 bereits geändert hat

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für alle inländischen Unternehmen die Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Diese Empfangspflicht gilt ohne Ausnahme und ohne Übergangsfrist – auch für Kleinunternehmer und für Betriebe, die selbst gar keine E-Rechnungen versenden müssen. Für Hörakustik-Fachgeschäfte bedeutet das konkret: Rechnungen von Hörgeräte-Herstellern, Großhändlern für Zubehör und Batterien oder IT-Dienstleistern können bereits heute im elektronischen Pflichtformat eintreffen – und müssen verarbeitbar sein.

Als E-Rechnung gilt dabei ausschließlich ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland haben sich dafür zwei Formate etabliert: XRechnung, ein reines XML-Format, sowie ZUGFeRD, ein Hybridformat aus PDF und eingebettetem XML. Eine gewöhnliche PDF-Datei oder ein eingescanntes Papierdokument erfüllt diese Anforderungen nicht – unabhängig davon, wie sauber sie inhaltlich aufbereitet ist.

Die Fristen für den Versand eigener Rechnungen

Während der Empfang bereits Pflicht ist, gilt für das Ausstellen eigener Rechnungen eine gestaffelte Übergangsregelung:

Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen für B2B-Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 noch Papierrechnungen versenden; PDF-Rechnungen sind erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt. Ab dem 1. Januar 2027 wird es für größere Betriebe verbindlich: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Kleinere Betriebe erhalten eine zusätzliche Schonfrist: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen wie Papier oder PDF ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 entfällt jede Ausnahme: Dann gilt die E-Rechnungspflicht beim Versand für sämtliche inländischen B2B-Unternehmen, unabhängig von Umsatz oder Betriebsgröße.

Für die Praxis vieler Hörakustik-Betriebe – häufig kleinere, inhabergeführte Unternehmen mit Umsätzen unterhalb der 800.000-Euro-Grenze – heißt das: Die volle Versandpflicht trifft sie meist erst 2028. Die Empfangspflicht gilt jedoch unabhängig von der Betriebsgröße bereits jetzt.

Sonderfall Kleinunternehmer: Eine dauerhafte Ausnahme

Eine eigene Kategorie bilden Betriebe, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen – etwa kleinere Hörakustik-Geschäfte oder Nebenerwerbsstrukturen. Für sie gilt eine Besonderheit: Die Befreiung von der Ausstellungspflicht ist dauerhaft, nicht nur eine zeitlich begrenzte Übergangsregelung.

Der Grund liegt im Wesen der Kleinunternehmerregelung selbst. Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, greift die Logik der E-Rechnungspflicht hier grundsätzlich nicht: Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht befreit, weil ihre Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und damit formal nicht unter die Pflicht zur elektronischen Rechnung als Umsatzsteuerdokument fallen. Rechtlich abgesichert wurde das über § 34a UStDV, eingeführt mit dem Jahressteuergesetz 2024: Danach müssen Rechnungen von Kleinunternehmern im Sinne von § 19 UStG nicht als E-Rechnung übermittelt werden.

Diese Befreiung betrifft jedoch ausschließlich die Ausstellung eigener Rechnungen. Beim Empfang gilt für Kleinunternehmer dieselbe Pflicht wie für alle anderen: Zum Empfang von E-Rechnungen ab 1. Januar 2025 bleiben Kleinunternehmer dennoch verpflichtet. Auch hier liegt also keine Ausnahme vor – ein Kleinunternehmer-Betrieb in der Hörakustik muss eingehende E-Rechnungen von Herstellern oder Lieferanten ebenso öffnen, lesen und archivieren können wie ein größeres Fachgeschäft.

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, kann freiwillig trotzdem auf E-Rechnungen umstellen. Das kann sich lohnen, da diese Praxis bei Geschäftspartnern zunehmend erwartet wird: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen zu versenden. Du kannst aber freiwillig E-Rechnungen versenden – was viele Auftraggeber bereits bevorzugen. Wichtig zu betonen: Diese Sonderregelung knüpft ausschließlich an den Status als Kleinunternehmer an – die allgemeine 800.000-Euro-Umsatzgrenze, die für die Fristen 2027/2028 entscheidend ist, spielt für Kleinunternehmer keine Rolle.

Eine Besonderheit der Branche: Heilberufe und Vorsteuerabzug

Ein weiterer Punkt, der in der allgemeinen Berichterstattung oft untergeht, betrifft speziell Branchen mit gesundheitsbezogenen Leistungen. Nach Einschätzung der Kanzlei Ecovis müssen auch Kleinunternehmer und nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen, etwa aus dem Heilberufe-Bereich, E-Rechnungen empfangen können – die Empfangspflicht entfällt also nicht automatisch, selbst wenn Teile der Hörakustik-Leistungen umsatzsteuerlich befreit sind. Welche konkreten Leistungen eines Hörakustik-Betriebs unter eine solche Befreiung fallen können und wie sich das im Einzelfall auf die Rechnungsformate gegenüber Krankenkassen oder Lieferanten auswirkt, ist branchenspezifisch nicht abschließend öffentlich dokumentiert. Diese Einschätzung stammt aus einer einzelnen Quelle und sollte individuell mit einer Steuerberatung abgeglichen werden, da die komplexe Mischung aus Hilfsmittelversorgung, Beratungsleistungen und freiverkäuflichem Zubehör pauschale Aussagen erschwert.

Welche Rechnungen ausgenommen bleiben

Nicht jede Rechnung fällt unter die neuen Vorgaben. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Rechnungen über Fahrausweise sowie bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Auch Rechnungen an private Endverbraucher (B2C) bleiben von der Pflicht unberührt. Für Hörakustiker, die sowohl Endkunden direkt beliefern als auch mit Krankenkassen und Lieferanten im B2B-Geschäft stehen, ergibt sich damit ein gemischtes Bild: Je nach Geschäftsbeziehung und Unternehmensstatus greifen unterschiedliche Regeln.

Was bei Formatfehlern auf dem Spiel steht

Steuerberater warnen vor handfesten finanziellen Risiken bei falscher Umsetzung. Nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist gilt: Eine Rechnung, die als bloße PDF-Datei verschickt wird, ist umsatzsteuerlich nicht wirksam. In der Folge kann es zu Komplikationen kommen – die Kanzlei Ecovis verweist darauf, dass der Empfänger im Einzelfall ein Zurückbehaltungsrecht geltend machen kann, wenn ihm aus der fehlenden ordnungsgemäßen Rechnung ein konkreter, nachweisbarer Nachteil entsteht – etwa weil der Vorsteuerabzug nicht möglich ist. Ob und wie genau dieser Mechanismus im Einzelfall greift, ist nach Angaben der Kanzlei juristisch bislang nicht höchstrichterlich geklärt. Für Rechnungsaussteller drohen in der Konsequenz nicht nur Zahlungsverzögerungen, sondern unter Umständen auch Schadensersatzforderungen von Geschäftspartnern.

Ein weiteres technisches Risiko liegt in hybriden Formaten wie ZUGFeRD: Weicht der lesbare Bildteil eines Dokuments inhaltlich vom strukturierten XML-Datensatz ab, ist für die steuerliche Bewertung ausschließlich der Datensatz maßgeblich – unabhängig davon, was im PDF-Teil zu sehen ist.

Praktische Schritte für Hörakustik-Betriebe

Unabhängig davon, ob die eigene Versandpflicht erst 2027 oder 2028 greift – oder als Kleinunternehmer dauerhaft entfällt – sollten Betriebe schon jetzt einige Grundlagen schaffen: eine funktionierende E-Mail-Adresse oder Schnittstelle für den Rechnungseingang, eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD öffnen und archivieren kann, sowie geschulte Mitarbeitende, die Formatabweichungen erkennen. Wichtig ist außerdem die GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung der strukturierten Daten – nicht nur des lesbaren Anhangs.

Ausblick: Die E-Rechnung ist nur der erste Schritt

Mit der reinen Formatumstellung ist die Digitalisierung der Umsatzsteuer nicht abgeschlossen. Im Rahmen der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) ist ein elektronisches Meldesystem für Umsätze geplant, das auf den Daten der E-Rechnung aufbaut und nahezu in Echtzeit funktionieren soll. Wann genau und in welcher konkreten Ausgestaltung dieses System für deutsche B2B-Unternehmen verbindlich wird, ist nach aktuellem Stand noch nicht abschließend festgelegt – unterschiedliche Quellen nennen unterschiedliche Zeithorizonte für die einzelnen Ausbaustufen. Für Hörakustik-Betriebe heißt das: Wer die jetzige Umstellung als reine Pflichtübung abhakt, dürfte bei künftigen Meldepflichten erneut Anpassungsbedarf haben. Wer dagegen frühzeitig saubere digitale Prozesse aufbaut, schafft die Grundlage für mehrere kommende Regelungsstufen gleichzeitig – ganz unabhängig davon, ob als Kleinunternehmer oder als regelbesteuerter Betrieb.