Die Wahl der Praxissoftware ist eine Entscheidung mit langer Halbwertszeit. Sie bestimmt jahrelang, wie reibungslos dein Tagesgeschäft läuft, wie deine Kundendaten geschützt sind und wie viel du am Ende monatlich zahlst. Ein Wechsel später kostet Zeit, Geld und Nerven, oft auch Kundendaten, die sich nicht sauber übertragen lassen. Genau darin liegt der sogenannte Lock-in-Effekt:
Ist dein Betrieb erst einmal auf ein System eingerichtet, mit geschulten Mitarbeitenden, gewachsenen Datenbeständen und Schnittstellen zu Herstellern und Krankenkassen, wird ein Wechsel so aufwendig, dass viele Hörakustiker lieber bleiben, auch wenn Preise steigen oder der Service nachlässt.

Genau deshalb lohnt sich der genaue Blick vor Vertragsabschluss, denn danach sitzt man am kürzeren Hebel. Viele orientieren sich bei der Auswahl vor allem an Funktionsumfang und Preis auf den ersten Blick, dabei entscheiden gerade die Punkte im Hintergrund darüber, wie gut man mit einem Anbieter fährt: wem die Software eigentlich gehört, wie sicher die Daten liegen, was im Vertrag zwischen den Zeilen steht.

Die folgenden sieben Punkte helfen dabei, systematisch vorzugehen, jeweils mit einer Checkliste zum Abhaken, bevor du unterschreibst. Die komlette Checkliste im PDF-Format befindet sich am Ende des Beitrags.

1. Wem gehört der Anbieter?

Im Markt für Branchensoftware gibt es aktuell Konsolidierungswellen: Anbieter fusionieren, werden von größeren Gruppen übernommen oder gehören Finanzinvestoren. Solche Investoren kaufen Unternehmen meist mit dem Ziel, sie nach einigen Jahren mit Gewinn weiterzuverkaufen. Das treibt häufig die Preise nach oben, und Anbieter legen Produkte zusammen: Deine heutige Software geht dann irgendwann in einer anderen auf. Ein inhabergeführter Anbieter hat diesen Druck meist nicht.

Checkliste:

  • Eigentümerstruktur des Anbieters bekannt: inhabergeführt, Konzern oder Finanzinvestor?
  • Direkt nachgefragt, ob Fusionen oder ein Produktwechsel geplant sind?
  • Preisgarantien für den Fall eines Eigentümerwechsels vertraglich fixiert?
  • Kündigungsfrist geklärt, falls das Produkt eingestellt oder ersetzt wird?

2. Passt die Software zu deinem Geschäft?

Die Software muss dein Tagesgeschäft abbilden können: Hörgeräte, Otoplastiken, Batterien und Zubehör verwalten, inklusive Seriennummern und Leihgeräten. Dazu Kundenverwaltung mit Anamnese, Audiogrammen und Anpassprotokollen, damit du Kunden zur richtigen Zeit wieder einlädst. Die Kasse muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen (TSE-Pflicht) und auf die kommende Registrierkassenpflicht vorbereitet sein. Genauso wichtig: Spricht die Software mit der Anpasssoftware der Hersteller wie Phonak, Oticon oder Signia? Diese Verbindung läuft über einen Standard namens NOAH. Fehlt sie, wird dein Arbeitsalltag spürbar umständlicher.

Checkliste:

  • Warenwirtschaft für Hörgeräte, Otoplastiken, Batterien, Zubehör vorhanden?
  • Verwaltung von Seriennummern, Leihgeräten, Rückläufern möglich?
  • Anamnese, Audiogramme, Anpassprotokolle abbildbar?
  • Recall-/Wiedervorlage-Funktion für Kundentermine vorhanden?
  • TSE-konforme Kasse, vorbereitet auf die Registrierkassenpflicht?
  • Abrechnungsschnittstelle zu den Krankenkassen vorhanden?
  • NOAH-Anbindung an die Hersteller-Anpasssoftware gegeben?

3. Wo landen deine Daten – und kommst du wieder ran?

Es gibt zwei Grundmodelle. Bei einer Cloud-Lösung liegen deine Daten auf Servern des Anbieters, du kannst von überall zugreifen, brauchst aber eine funktionierende Internetverbindung. Bei einer Lösung im eigenen Haus hast du mehr Kontrolle, musst dich aber selbst um Wartung und Sicherheit kümmern. Wichtiger als die Technik dahinter ist eine einfache Frage, die du vor Vertragsunterschrift stellen solltest: Kannst du jederzeit eine vollständige Kopie all deiner Kunden- und Warenwirtschaftsdaten in einem gängigen Format herausverlangen? Genau hier machen es manche Anbieter Kunden schwer, die wechseln wollen.

Checkliste:

  • Cloud oder eigener Server, welches Modell passt zu deiner IT-Kapazität?
  • Vollständiger Datenexport in einem offenen Format vertraglich zugesichert?
  • Läuft die Software auf einer verbreiteten Datenbank-Technologie statt auf einem geschlossenen Eigenbau?
  • Bei mehreren Filialen: zentrale Auswertung über alle Standorte möglich?
  • Wächst das System nachweislich mit steigender Filialzahl und Datenmenge mit?

4. Wie sicher sind die Gesundheitsdaten deiner Kunden?

Anamnese und Audiogramme sind Gesundheitsdaten und genießen besonderen Schutz nach der Datenschutz-Grundverordnung. Achte auf einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, das ist die vertragliche Grundlage dafür, dass er deine Kundendaten überhaupt verarbeiten darf. Frag außerdem nach dem Serverstandort. Wo und wie oft sichert der Anbieter deine Daten? Und wie verschlüsselt er sie, sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung?

Checkliste:

  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) vorhanden und geprüft?
  • Serverstandort in Deutschland oder zumindest der EU?
  • Backup-Konzept vorhanden, wie oft und wo wird gesichert?
  • Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung der Daten gegeben?
  • Bei Cloud-Systemen mit mehreren Kunden: Ist die Trennung der Daten technisch nachvollziehbar erklärt?

5. Was kostet es wirklich, heute und in ein paar Jahren?

Der Einstiegspreis ist nur die halbe Wahrheit. Frag bestehende Kunden, wie oft und um wie viel der Anbieter die Preise in der Vergangenheit erhöht hat. Schau dir die Vertragslaufzeit an und wie die Kündigung funktioniert. Prüfe, ob du Zusatzmodule mitkaufen musst, auch wenn du sie nicht brauchst. Und was würde dich ein späterer Wechsel kosten, wenn du deine Daten zu einem anderen Anbieter überträgst?

Checkliste:

  • Preisentwicklung der letzten Jahre bei bestehenden Kunden erfragt?
  • Vertragslaufzeit und Regelung zur automatischen Verlängerung geprüft?
  • Kosten pro zusätzlicher Filiale oder Arbeitsplatz bekannt, degressiv oder linear?
  • Zusatzmodule wie Marketing- oder Zahlungsdienste optional statt Pflicht?
  • Kosten für eine spätere Datenmigration zu einem anderen Anbieter abgefragt?

6. Wie verlässlich ist der Anbieter im Alltag?

Wie lange gibt es den Anbieter schon, wie viele Hörakustik-Betriebe nutzen die Software? Wie schnell reagiert der Support, wenn an einem Samstagvormittag die Kasse ausfällt? Schult der Anbieter neue Mitarbeitende, oder bleibst du damit allein?

Checkliste:

  • Marktpräsenz und Kundenzahl in der Hörakustik-Branche bekannt?
  • Erreichbarkeit des Supports auch außerhalb normaler Bürozeiten geklärt?
  • Reaktionszeit bei Ausfällen vertraglich zugesichert (Service Level)?
  • Schulungsangebot für neue oder wechselnde Mitarbeitende vorhanden?

7. Wie leicht lässt sie sich bedienen und übernehmen?

Die Software muss auch von Teilzeitkräften und wechselndem Personal schnell zu bedienen sein, ohne lange Einarbeitung. Ein Tablet für das Beratungsgespräch ist ein Pluspunkt. Kläre vorab, ob der neue Anbieter deine bestehenden Kundendaten aus dem alten System übernehmen kann und was das kostet. Und hol dir zum Schluss echte Erfahrungsberichte von anderen Hörakustik-Betrieben ähnlicher Größe ein, am besten kombiniert mit einer Testphase, bevor du unterschreibst.

Checkliste:

  • Intuitive Bedienung auch für neue oder ungeübte Mitarbeitende gegeben?
  • Mobile Nutzung, etwa per Tablet im Beratungsgespräch, möglich?
  • Übernahme bestehender Kundendaten aus dem Altsystem machbar, zu welchem Preis?
  • Referenzen von Betrieben ähnlicher Größe eingeholt?
  • Testphase oder Demo-Zugang vor der Kaufentscheidung genutzt?

Hier gibt’s die Checkliste zum Download!